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HCS-DORA : HCS (Do)kumenten- und (R)echnungs(a)rchivierungs-App
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HCS - DORA: Die Einstiegsseite
Diese App erleichtert Ihnen die Archivierung von Dokumenten oder von sonstigem zu archivierenden Material.
Unter HCS 2000 bereiten Sie die Archivierung und eine Vorgangsnummer vor.
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HCS - DORA: Anmeldung am Server
Zur Verwendung der App müssen Sie sich authentifizieren, je nach Wunsch nur mit dem HCS-Login oder zusätzlicher Passworteingabe.
Darüber hinaus wäre auch die Authentifzierung durch das Scannen eines Mitarbeiterbarcodes (z.B. auf einem Mitarbeiterausweis) möglich.
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HCS - DORA: Warten auf eine Vorgangsnummer
HCS-DORA wartet dann auf die Übermittlung einer Vorgangsnummer aus der HCS 2000 Warenwirtschaft.
Diese Vorgangsnummer wird in der HCS 2000 Warenwirtschaft z.B. bei der Rechnungseingangserfassung erzeugt und für HCS-DORA
in der Datenbank abgestellt und im Hintergrund an HCS-DORA übermittelt.
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HCS - DORA: Infos zum Dokument
Nachdem HCS-DORA eine Vorgangsnummer übermittelt wurde, werden Informationen des zu archivierenden Dokuments angezeigt.
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HCS - DORA: Erfassung der Dokumentseiten
In der Folge fotografieren Sie mit Ihrer Smartphone-Kamera nacheinander alle Seiten des zu archivierenden Dokuments.
Sie können die Seiten auch nachträglich wieder löschen.
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HCS - DORA: Infos zu Dokumentseiten
Sie können die einzelnen Dokumentseiten vergrößert anzeigen lassen oder hier löschen.
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HCS - DORA: Senden an HCS 2000
Nach einem Klick auf den Sende-Button wird das PDF-Dokument erstellt und an den HCS-Server übertragen.
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HCS - DORA: Erfolgreich gesendet
Nach erfolgreicher Übermittlung werden Sie darüber informiert.
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HCS - DORA: Nachfrage bei schon vorhandenem Archiv
Falls es bereits ein Archivdokument mit dieser Vorgangsnummer gibt, wird bei Ihnen nachgefragt,
wie mit dem aktuellen Dokument weiterverfahren wird.
Sie können dann entweder
a) das aktuelle Dokument verwerfen,
b) das bestehende Archivdokument mit dem neuen Archivdokument überschreiben oder
c) das aktuelle Dokument unter einer neuen Vorgangsnummer zusätzlich archivieren.
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HCS - DORA: Erfolgreiche Archivierung bei schon vorhandenem Archiv
Je nachdem, wie Sie sich vorher entschieden, werden Sie wieder über das erfolgreiche Archivieren informiert.
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